เคล็ดลับ

12 เทคนิคที่เรียบง่าย แต่มีประสิทธิภาพสำหรับการเร่งงานใน Excel

บ่อยครั้งที่ต้องจัดการกับ MS Excel? จากนั้นอย่าพลาดส่วนหนึ่งของเคล็ดลับในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในโปรแกรมนี้

เพิ่มข้อมูลใหม่ลงในแผนภูมิอย่างรวดเร็ว

หากไดอะแกรมที่สร้างไว้แล้วข้อมูลใหม่จะปรากฏบนแผ่นงานที่ต้องเพิ่มจากนั้นคุณสามารถเลือกช่วงด้วยข้อมูลใหม่คัดลอก (Ctrl + C) แล้ววางลงในแผนภาพโดยตรง (Ctrl + V)

เติมทันที (เติมแฟลช)

คุณลักษณะนี้ปรากฏเฉพาะใน Excel 2013 รุ่นล่าสุด แต่มันก็คุ้มค่าที่จะอัปเกรดเป็นเวอร์ชันใหม่ล่วงหน้า สมมติว่าคุณมีรายชื่อเต็ม (Ivan Ivan Ivanovich) ซึ่งคุณต้องเปลี่ยนเป็นตัวย่อ (Ivanov I. ) ในการดำเนินการแปลงคุณต้องเริ่มเขียนข้อความที่ต้องการในคอลัมน์ติดกันด้วยตนเอง ในบรรทัดที่สองหรือสาม Excel จะพยายามทำนายการกระทำของเราและดำเนินการต่อโดยอัตโนมัติ คุณจะต้องกดปุ่ม Enter เพื่อยืนยันและชื่อทั้งหมดจะถูกแปลงทันที

ในทำนองเดียวกันคุณสามารถแยกชื่อจากอีเมลกาวชื่อของชิ้นส่วน ฯลฯ

คัดลอกโดยไม่ทำลายรูปแบบ

คุณน่าจะรู้เกี่ยวกับเครื่องหมาย "เติมข้อความอัตโนมัติ" - เครื่องหมายกากบาทสีดำบาง ๆ ที่มุมด้านล่างขวาของเซลล์โดยการดึงซึ่งคุณสามารถคัดลอกเนื้อหาของเซลล์หรือสูตรไปยังหลายเซลล์ได้ในครั้งเดียว อย่างไรก็ตามมีความแตกต่างที่ไม่พึงประสงค์อย่างหนึ่ง: การคัดลอกดังกล่าวมักละเมิดการออกแบบตารางเนื่องจากไม่เพียง แต่คัดลอกสูตรเท่านั้น แต่ยังรวมถึงรูปแบบเซลล์ด้วย สิ่งนี้สามารถหลีกเลี่ยงได้ทันทีหลังจากดึงกากบาทสีดำแล้วคลิกที่สมาร์ทแท็ก - ไอคอนพิเศษที่ปรากฏขึ้นที่มุมล่างขวาของพื้นที่คัดลอก

หากคุณเลือกตัวเลือก "คัดลอกค่าเท่านั้น" (เติมโดยไม่มีการจัดรูปแบบ) จากนั้น Microsoft Excel จะคัดลอกสูตรของคุณโดยไม่มีรูปแบบและจะไม่ทำให้เสียการออกแบบ

การแสดงข้อมูลจากสเปรดชีต Excel บนแผนที่

Excel 2013 รุ่นล่าสุดมีความสามารถในการแสดงข้อมูลทางภูมิศาสตร์ของคุณอย่างรวดเร็วบนแผนที่แบบอินเทอร์แอคทีฟตัวอย่างเช่นการขายแยกตามเมือง ฯลฯ เมื่อต้องการทำสิ่งนี้ให้ไปที่ "App Store" บนแท็บแทรกและติดตั้งปลั๊กอิน Bing จากที่นั่น แผนที่ ซึ่งสามารถทำได้ผ่านลิงก์โดยตรงจากเว็บไซต์โดยคลิกที่ปุ่มเพิ่ม หลังจากเพิ่มโมดูลคุณสามารถเลือกได้ในรายการแบบเลื่อนลง "My Apps" ในแท็บ "แทรก" (แทรก) และวางไว้ในแผ่นงานของคุณ ยังคงเลือกเซลล์ข้อมูลของคุณและคลิกที่ปุ่มแสดงตำแหน่งในโมดูลแผนที่เพื่อดูข้อมูลของเรา

หากต้องการในการตั้งค่าปลั๊กอินคุณสามารถเลือกประเภทของแผนภูมิและสีที่จะแสดง

เปลี่ยนอย่างรวดเร็วไปยังแผ่นงานที่ต้องการ

หากในเวิร์กชีทของคุณมีจำนวนเวิร์กชีทเกิน 10 แสดงว่ามันยากที่จะสำรวจ คลิกขวาที่ปุ่มเลื่อนแผ่นใด ๆ ที่มุมล่างซ้ายของหน้าจอ

สารบัญจะปรากฏขึ้นและคุณสามารถไปที่ชีตที่ต้องการได้ทันที

คุณยังสามารถสร้างสารบัญด้วยการเชื่อมโยงหลายมิติบนแผ่นงานแยกต่างหาก มันซับซ้อนกว่าเล็กน้อย แต่มักจะสะดวกกว่า

แปลงแถวเป็นคอลัมน์และย้อนกลับ

หากคุณเคยเปลี่ยนเซลล์จากแถวเป็นคอลัมน์ด้วยตนเองคุณจะประทับใจกับเคล็ดลับต่อไปนี้:

  1. เน้นช่วง
  2. คัดลอก (Ctrl + C) หรือโดยกดปุ่มขวาของเมาส์เลือก "คัดลอก" (คัดลอก)
  3. คลิกขวาที่เซลล์ที่คุณต้องการแทรกข้อมูลและเลือกหนึ่งในตัวเลือกการแทรกพิเศษในเมนูบริบท - ไอคอน "Transpose"

ใน Excel รุ่นเก่าไม่มีไอคอนดังกล่าว แต่คุณสามารถแก้ปัญหาได้โดยใช้การแทรกพิเศษ (Ctrl + Alt + V) และเลือกตัวเลือก "Transpose" (Transpose)

รายการแบบหล่นลงในเซลล์

หากมีวัตถุประสงค์เพื่อป้อนค่าที่กำหนดอย่างเคร่งครัดจากชุดที่อนุญาต (ตัวอย่างเช่น "ใช่" และ "ไม่" หรือเฉพาะจากรายการแผนกของ บริษัท ฯลฯ ) ดังนั้นสิ่งนี้สามารถจัดระเบียบได้อย่างง่ายดายโดยใช้รายการแบบหล่นลง:

  1. เลือกเซลล์ (หรือช่วงของเซลล์) ที่ควรมีข้อ จำกัด ดังกล่าว
  2. คลิกปุ่มการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลบนแท็บข้อมูล (การตรวจสอบความถูกต้อง)
  3. ในรายการแบบหล่นลง "อนุญาต" ให้เลือกตัวเลือก "รายการ"
  4. ในฟิลด์ "แหล่งที่มา" ให้ระบุช่วงที่มีตัวแปรอ้างอิงขององค์ประกอบซึ่งจะหลุดออกมาในขณะที่คุณพิมพ์

เทคนิคขั้นสูงจากซีรี่ส์เดียวกัน: รายการแบบหล่นลงพร้อมการเติมรายการแบบหล่นลงที่เกี่ยวข้องรายการแบบหล่นลงพร้อมรูปถ่าย ฯลฯ

สมาร์ทตาราง

หากคุณเลือกช่วงที่มีข้อมูลและบนแท็บหน้าแรกให้คลิก "จัดรูปแบบเป็นตาราง" (หน้าแรก - จัดรูปแบบเป็นตาราง) จากนั้นรายการของเราจะถูกเปลี่ยนเป็นตาราง "ฉลาด" ซึ่ง (ยกเว้นสีลายแฟนซี) รู้สิ่งที่มีประโยชน์มากมาย:

  • ยืดโดยอัตโนมัติเมื่อเพิ่มแถวหรือคอลัมน์ใหม่
  • สูตรที่ป้อนจะถูกคัดลอกไปยังทั้งคอลัมน์โดยอัตโนมัติ
  • ฝาของตารางนี้ได้รับการแก้ไขโดยอัตโนมัติเมื่อเลื่อนและมีปุ่มตัวกรองสำหรับการเลือกและการเรียงลำดับ
  • บนแท็บออกแบบที่ปรากฏขึ้น (ออกแบบ) คุณสามารถเพิ่มแถวของผลรวมด้วยการคำนวณอัตโนมัติไปยังตารางดังกล่าว

เส้นแบบประกายไฟ

Sparklines เป็นแผนภูมิขนาดเล็กที่วาดโดยตรงในเซลล์ซึ่งแสดงกราฟการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลของเรา หากต้องการสร้างให้คลิก "กราฟ" (บรรทัด) หรือ "ฮิสโตแกรม" (คอลัมน์) ในกลุ่ม "ประกายไฟ" บนแท็บ "แทรก" ในหน้าต่างที่เปิดขึ้นให้ระบุช่วงด้วยข้อมูลตัวเลขเริ่มต้นและเซลล์ที่คุณต้องการนำประกายไฟ

หลังจากคลิกที่ปุ่ม "ตกลง" Microsoft Excel จะสร้างพวกเขาในเซลล์ที่ระบุ บนแท็บออกแบบ (ออกแบบ) คุณสามารถปรับแต่งสีประเภทเปิดใช้งานการแสดงค่าต่ำสุดและค่าสูงสุด ฯลฯ

กู้คืนไฟล์ที่ไม่ได้บันทึก

วันศุกร์ ตอนเย็น สิ้นสุดการรอคอยที่ยาวนานของสัปดาห์ทำงานอันน่าตกใจ มองไปข้างหน้ากับส่วนที่เหลือคุณปิดรายงานที่คุณไม่ว่างในช่วงครึ่งหลังของวันและในกล่องโต้ตอบที่ปรากฏขึ้นว่า "บันทึกการเปลี่ยนแปลงในไฟล์หรือไม่" ทันใดนั้นด้วยเหตุผลบางอย่างกด "ไม่"

สำนักงานที่ว่างเปล่าประกาศเสียงร่ำไห้ของหัวใจคุณ แต่มันก็สายเกินไป - สองสามชั่วโมงสุดท้ายของการทำงานไปที่หางของสุนัขและแทนที่จะเป็นค่ำคืนที่สนุกสนานกับเพื่อน ๆ คุณจะต้องฟื้นฟูคนที่หายไป

ในความเป็นจริงมีโอกาสที่ดีในการแก้ไขสถานการณ์ หากคุณมี Excel 2010 ให้คลิกที่ "ไฟล์" - "ล่าสุด" (ไฟล์ - ล่าสุด) และหาปุ่มกู้คืนเวิร์กบุ๊กที่ไม่ได้บันทึกที่มุมล่างขวาของหน้าจอ ใน Excel 2013 เส้นทางจะแตกต่างกันเล็กน้อย: "ไฟล์" - "รายละเอียด" - "การจัดการเวอร์ชัน" - "กู้คืนสมุดงานที่ไม่ได้บันทึก" (ไฟล์ - คุณสมบัติ - กู้คืนสมุดงานที่ไม่ได้บันทึก) โฟลเดอร์พิเศษจะเปิดจากส่วนลึกของ Microsoft Office โดยที่สำเนาชั่วคราวของหนังสือทั้งหมดที่สร้างหรือแก้ไข แต่ไม่ได้บันทึกจะถูกบันทึกไว้ในกรณีดังกล่าว

การเปรียบเทียบสองช่วงสำหรับความแตกต่างและการแข่งขัน

บ่อยครั้งที่ทำงานใน Excel จำเป็นต้องเปรียบเทียบสองรายการและค้นหารายการที่เหมือนกันหรือแตกต่างกันอย่างรวดเร็ว วิธีที่เร็วและชัดเจนที่สุดในการทำสิ่งนี้:

  1. เลือกทั้งสองคอลัมน์เปรียบเทียบ (ขณะกดปุ่ม Ctrl ค้างไว้)
  2. เลือกบนแท็บหน้าแรก - การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข - กฎการจัดสรรเซลล์ - ค่าซ้ำ (หน้าแรก - การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข - ไฮไลต์กฎเซลล์ - ค่าซ้ำ)
  3. เลือกตัวเลือก "เฉพาะ" จากรายการแบบหล่นลง

โบนัส: วิธีอื่นในการเปรียบเทียบสองช่วงและค้นหาความแตกต่าง / การแข่งขัน

การเลือก (การปรับ) ของผลลัพธ์การคำนวณสำหรับค่าที่ต้องการ

คุณเคยเลือกค่าอินพุตในการคำนวณ Excel เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่คุณต้องการหรือไม่? ในช่วงเวลาดังกล่าวคุณรู้สึกเหมือนมือปืนที่แข็งจมูกใช่ไหม? เพียงไม่กี่ itersations "undershoot - flight" และที่นี่เป็น "hit" ที่รอคอยมานาน!

Microsoft Excel จะสามารถทำให้เหมาะกับคุณและเร็วขึ้นและแม่นยำยิ่งขึ้น หากต้องการทำสิ่งนี้ให้คลิกที่แท็บ "แทรก" ของปุ่ม "จะเกิดอะไรขึ้น?" และเลือกคำสั่ง "การเลือกพารามิเตอร์" (แทรก - จะทำอย่างไรหากการวิเคราะห์ - การค้นหาเป้าหมาย) ในหน้าต่างที่ปรากฏขึ้นให้ระบุเซลล์ที่คุณต้องการเลือกค่าที่ต้องการผลลัพธ์ที่ต้องการและเซลล์อินพุตที่ควรเปลี่ยน หลังจากคลิกที่ "ตกลง" Excel จะดำเนินการถึง 100 "ภาพ" เพื่อเลือกผลรวมที่คุณต้องการด้วยความแม่นยำ 0.001

หากบทวิจารณ์โดยละเอียดนี้ไม่ครอบคลุมชิป MS Excel ที่มีประโยชน์ทั้งหมดที่คุณรู้จักให้แชร์ในความคิดเห็น!

ดูวิดีโอ: ใส วน เดอน ป ใน excel - เรยน Excel ฟร ทกระดบ ไมมเงอนไข (มกราคม 2020).